Cosa vuol dire la frase onboarding in azienda? Per prima cosa è bene specificare che stiamo parlando del processo di selezione, quello che ha portato ad effettuare una determinata ricerca, l’azienda aveva bisogno di una professionalità specifica, per questo motivo ha avviato un processo di selezione. Trovato il candidato giusto, verificati i suoi requisiti in seguito ad un iter di selezione che generalmente risulta essere lungo ed articolato è importante sapere che esiste una fase successiva a questa molto importante. La fase di selezione è sicuramente importante, tuttavia c’è anche uno step successivo nel quale ci si dovrà preoccupare di inserire in maniera adeguata questa nuova risorsa all’interno magari di un team di lavoro.
Questa successiva fase è molto importante, infatti il candidato si preparare si appresta ad inserirsi in una realtà aziendale del tutto nuova, in un team di lavoro. Questo comporterà una fase di interiorizzazione di regole aziendali, oltre che cultura aziendale. Per questo diventa molto importante avere una conoscenza adeguata delle dinamiche interne a quella singola organizzazione nella quale ci si è inseriti, oltre che acquisire le competenze richieste e le informazioni che servono.
Tutte queste dinamiche appena descritte si rendono necessarie per garantire che la fase di inserimento si produca e avvenga nel modo migliore e sia un successo a tutti gli effetti. Negli ultimi anni, dopo il Covid e con la diffusione dello smart working, la terminologia è decisamente mutata e si è iniziato anche a parlare di digital onboarding. In questo caso la dinamica di inserimento di un nuovo dipendente all’interno di un contesto aziendale è sicuramente più complessa, si caratterizza dal fatto di doversi concentrare sull’inserimento di un dipendente in modalità a distanza.
Parliamo di formazione
Quando si inserisce una risorsa del tutto nuova in un nuovo contesto aziendale, non sempre si ha chiaro quali siano i confini che vanno tracciati e in che modo operare. In maniera molto frequente e del tutto erronea, si considera la formazione e l’orientamento alla stregua dell’onboarding, in realtà a voler fare un approfondimento corretto e cercare di capire meglio cosa sia questa fase, bisogna sicuramente parlare di un processo che risulta essere caratterizzato da una certa lunghezza, da una certa complessità oltre che essere molto strutturato.
Da questo punto di vista è bene parlare di vari momenti, quello della formazione è sicuramente molto importante ed è caratterizzato da una serie di step importanti, vediamo quali sono:
- Per prima cosa la risorsa andrà a conoscere il team con il quale lavorerà.
- La risorsa verrà presentata al team.
- Ci sarà la fase di conoscenza delle persone all’interno del contesto aziendale.
- Bisognerà introdurre la nuova risorsa al funzionamento dell’azienda.
- Per quanto invece riguarda la fase specifica della formazione è bene sapere che si caratterizza per il fatto di affiancare dei neoassunti a figure senior, oltre che per lo sviluppo di una serie di competenze a livello personale che riguarderanno anche la specifica mansione lavorativa per la quale si è stati selezionati.
Perchè fare onboarding
Per quale motivo diventa molto importante fare un onboarding adeguato per una risorsa nuova che entra in un nuovo contesto aziendale? Il focus è per prima cosa quello di dare alla persona che è stata presa per una mansione di lavoro, strumenti che consentiranno al lavoratore di essere:
- Serve per rendere operativa il prima possibile la nuova risorsa.
- Serve per rendere la persona produttiva il prima possibile.
- Serve per fare in modo tale che ci sia un processo di integrazione soddisfacente con il tessuto aziendale, oltre che con la cultura stessa dell’azienda, in modo tale da poter garantire un buon livello di inclusione all’interno del nuovo team di lavoro. Non va quindi sottovalutato, al contrario possiamo certamente dire che la dinamica dell’onboarding è molto importante per un’azienda. Si tratta infatti di una fase che è strettamente collegata a tematiche come quella della retention ( si esprime nel riuscire a trattenere un talento in azienda), oltre che al livello di coinvolgimento che un dipendente riesce ad esprimere all’interno del contesto aziendale, non dimentichiamo poi quella che viene definita performance di lavoro.
Questa fase quindi, oltre ad essere molto importante è anche estremamente delicata, secondo recenti statistiche, almeno un buon trenta per cento delle persone e risorse che vengono inserire in un nuovo contesto aziendale, abbandona questo lavoro entro un mese dalla sua assunzione.
Tuttavia per poter rendere il più efficace possibile questa fase è importante strutturalo tenendo conto di una serie di riflessioni/domande che dovranno essere poste, vediamo quali sono:
- Per prima cosa è importante stabilire le tempistiche in base alle quali si dovrà iniziare la fase di onboarding.
- Un’altra tematica importante è legata al quanto tempo deve durare.
- L’organizzazione si deve preoccupare di quella che potrebbe essere l’impressione che avrà la risorsa assunta del contesto aziendale.
- Quali sono i valori aziendali che si intendono condividere con la nuova risorsa?
- Quale sarà il ruolo dei colleghi con i quali andrà a lavorare la risorsa nuova?
- Si dovranno stabilire dei parametri specifici in base ai quali si potrà valutare quanto sia efficace il processo.
Quali sono le fasi pratiche
Quali sono invece le fasi pratiche in base alle quali si fa l’onboarding in azienda? Vediamole insieme:
- Per prima cosa ci sarà la fase di incontro e di benvenuto legato ai nuovi colleghi con i quali si andrà in seguito a lavorare.
- Un’altra fase molto importante riguarda le informazioni pratiche, oltre che di natura organizzativa e burocratica che servono.
- Si dovrà stabilire il tour degli uffici.
- Sicuramente è importante avere un’agenda nella quale verranno create le attività da creare nei primi giorni.
- La risorsa andrà formata in merito alle procedure relative al contesto aziendale oltre che alla policy.
- La fase di formazione sugli strumenti informatici da utilizzare oltre che sulle eventuali piattaforme è molto importante.
- Un’altra fase di formazione riguarderà quali sono gli aspetti del lavoro.
- Si dovrà sicuramente pensare a dei meeting nei quali si incontrano i responsabili dell’azienda.
- Non meno importante è la preparazione legata alla postazione dove la persona lavorerà.
- Un altro fattore importante sono le credenziali per l’accesso ai sistemi oltre che il badge.
- Un’altra fase importante riguarda la definizione degli obiettivi legati ai primi tre mesi.
- Si dovranno prevedere dei momenti di confronto.
