Si può imparare a gestire il tempo? La risposta corretta che possiamo dare in tal senso è che riuscire a ottimizzare nel modo migliore il tempo che abbiamo a disposizione, richiede per prima cosa un buon livello di organizzazione, una buona dose di pazienza oltre a dover mettere in pratica il tutto. La gestione del tempo non è certamente una cosa tra le più semplici da fare, si tratta a tutti gli effetti di una sfida per molte persone. In ogni caso penso capiti ad ogni persona di avere dei momenti nei quali si trova in un’oggettiva difficoltà quando si tratta di riuscire a gestire nel modo migliore il tempo che si ha a disposizione.
Sicuramente un fattore importante che va preso in seria considerazione è quello di avere un atteggiamento che sia da questo punto di vista costruttivo, evitando di incolparsi se dovesse capitare di non riuscire ad avere proprio una gestione ottimale del fattore tempo. Al contrario di quello che si potrebbe fare, magari colpevolizzandosi è invece importante prendere questa dinamica come un’opportunità che ci consente di evolvere e migliorarci. Per prima cosa è molto importante fare una riflessione, cercando di avere come focus, le aree nelle quali si può intervenire riuscendo in tal senso a fare delle modifiche ottimali. Certamente avere una migliore gestione del tempo che si ha a disposizione non è una cosa che si imparare a fare in modo rapido e veloce, al contrario serve tanta pratica.
In base a recenti studi e analizzando i risultati che hanno portato, si è potuto vedere come la capacità di saper organizzare nel migliore dei modi il tempo che si ha a disposizione, tende ad avere un’influenza del tutto positiva sulla percezione che possiamo avere in termini di controllo oltre che sul minimizzare il livello di stress che si può avere ed è collegato agli errori di natura lavorativa che si possono commettere.
Tuttavia è bene a questo punto domandarsi come si possa effettivamente in maniera concreta, riuscire a gestire il tempo che abbiamo in modo ottimale, vediamolo insieme:
Ridefinire gli obiettivi
Un fattore molto importante che in tal senso non va assolutamente trascurato, riguarda la definizione degli obiettivi che vogliamo perseguire. Sia per quanto riguarda quelli che hanno un termine più breve, sia per quelli più ampi. Qual’è l’utilità di una pratica del genere? La risposta corretta è che in questo modo, ci possiamo concentrare su quelli veramente importanti e prioritari, cercando di evitare uno spreco di energie verso quelli che risultano avere un peso minore.
Saper pianificare al meglio la giornata
Non è un fattore banale quello che afferma quanto sia importante ritagliarsi del tempo proprio ad inizio giornata, per avere in mente una serie di cose che dobbiamo fare, stabilendo in tal modo anche un piano d’azione che sia il più efficace possibile. Questa forma di pianificazione è importante per avere un focus preciso sugli obiettivi da perseguire durante l’arco della giornata. Come conviene fare una pianificazione del genere? Vediamolo insieme:
- Potrebbe essere una pianificazione giornaliera.
- Potrebbe essere una pianificazione a cadenza settimanale.
In tal senso si potrebbero utilizzare le app intelligenti.
Avere la lista delle priorità
Durante l’arco della vostra giornata lavorativa è molto importante avere una lista delle priorità, delle cose più importanti che si devono fare. Questo permette di utilizzare il tempo a disposizione cercando di affrontare prima quello che è veramente importante. In questo modo si creano delle categorie che consentono ad una persona di affrontare in maniera prioritaria le problematiche più importanti, evitando in tal senso dei ritardi e l’utilizzo del tempo in maniera non adeguata su cose più marginali e meno importanti.
Ridurre-eliminare le distrazioni
Un fattore importante è legato all’individuazione nel vostro spazio di lavoro di quelle che sono le distrazioni, in modo tale da porterle ridurre ai minimi termini se non addirittura riuscire ad eliminarle. Parliamo in tal senso dello smartphone, dei social network, magari di conversazioni che non hanno una reale utilità.
Applicare metodologie legate alla gestione del tempo
Ci sono una serie di tecniche-metodologie che possono inflenzare in maniera positiva il modo in cui lavoriamo e il nostro livello di produttività. Per esempio si potrebbe applicare la tecnica del pomodoro che si basa su tempistiche di lavorazione precise, vediamo insieme quali sono:
- Lavorare per un tempo pari a venticinque minuti.
- In seguito fare circa cinque minuti di pausa.
Saper delegare
Partendo dal presupposto che non abbiamo durante l’arco della giornata un tempo sufficiente per poter gestire al meglio tutto, un fattore importante che possiamo utilizzare in tal senso è quello di delegare. Avvalendosi della collaborazione di persone valide, di fiducia, competenti e attente nell’applicare le direttive generali che magari gli impartiremo.
Il no terapeutico
Si sottovaluta quanto sia importante saper dire no, spesso non lo si fa prendendosi magari anche degli impegni che poi si fatica a portare avanti. Invece al contrario di quello che si potrebbe pensare è molto importante saper fare una valutazione degli obiettivi che si ha intenzione di portare avanti, cercando di evitare di prendere impegni che appesantiscono la giornata e creano degli ostacoli alle priorità che si hanno in mente.
Organizzazione dello spazio in cui lavorate
Se non avete cura dello spazio in cui lavorate, magari trovandovi ad operare in uno spazio, immaginiamo la scrivania dove regna il “caos” e il disordine, avrete sicuramente un calo in termini di produttività. Quindi ritagliatevi del tempo per fare in modo tale che lo spazio di lavoro sia il più organizzato possibile.
Tempi non lavorativi
Se avete a disposizione di classici “tempi morti”, ad esempio quando vi recate al lavoro e utilizzate i mezzi, potreste ascoltare dei podcast inerenti ad argomenti che riguardano lo sviluppo di natura personale o professionale.
Produttività e benessere
Certamente essere produttivi è importante, avere in mente degli obiettivi specifici da realizzare altrettanto, tuttavia per fare questo è altrettanto importante sapersi occupare del proprio benessere. Prendersi cura del proprio fisico e della propria mente diventa prioritario. In tal senso è bene fare attività fisica, oltre ad avere un regime alimentare che sia il più possibile equilibrato da questo punto di vista.
Tecnologia e tempo
L’utilizzo della tecnologia in generale e dello smartphone, potrebbe essere un ulteriore fattore di distrazione per una serie di motivi che andiamo subito a vedere:
- Il rischio di avere delle continue distrazioni nel momento in cui si controlla il telefono o si risponde a dei messaggi.
- La tecnologia offre molti svaghi che rischiano di farci ritardare negli impegni che abbiamo da svolgere.
- Usare in maniera eccessiva la tecnologia, rischia di farci perdere del tempo.
Per questo motivo, per imparare a gestire il tempo in modo ottimale è bene darsi delle regole nell’utilizzo della tecnologia in modo da tralasciarla in maniera consapevole in certi momenti, per fare altre cose (per esempio leggere un libro). Un altro fattore importante da non sottovalutare è legato al fatto che è bene bilanciare il tempo dedicato alle attività lavorative, con tempo libero dove potersi dedicare ad attività che piacciono e rilassano.
